meta.kimura

感情の率直と、思索の明澄と、語と文との簡潔とです。

会議の目的は3つらしいぞ


 今日のミーティング、ちょっと長い。。。

 こうも長いミーティングというと、思い出されるのが寮例会である。
 毎月1回、16時に始まり、早ければ20時、遅ければ午前4時~5時
 まで続く恐ろしい会議である。

 こんな会議を月に1回やっていれば、そりゃ、会議についてはみんな
 一言持った人間になる。 今考えてもよくやったもんだw


【 寮例会の様子@2007 すんげぇなつかしいw 】

 一時期、あんまりにも長かったんで、
 「 寮例会を短くしよう! 」という議題をあげたことがある。
 改めてそのレジュメを見てみると、これが結構おもしろいので
 晒せる範囲でココに晒しておく。

 ちなみに、断っておくが、私は会議について勉強したわけでも、本を
 読んだわけでもない。全て経験知で語っているため、大雑把であらい。

 いつものことであるが(笑)



【 以下、レジュメ。 寮外秘と思われた部分だけ改変 】
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寮例会を短くしよう!!!という何とも大胆なレジュメ  kimura


○一つ目…最近寮例会長いよね。←これでも短くなった方だそうです。

  会議が長くなっている、とのご指摘を某○○○さんよりいただきました。
  確かに2000年代初期の会議は異常に長かったと聞いています。今のは
  まだ短い…、といってもやっぱり長すぎる。


○二つ目…会議って何?

  会議には、「意思決定」、「ブレインストーミング」、「情報共有」の3つの
  機能があります。裏を返せば、3つしかありません。らしい。寮例会には他に
  も「交流」とかいった機能があげられると思います。


○三つ目…目的をはっきりさせる。

  上記の3つしかないとすると、発題者は自分の目的がどれなのか、はっきりさ
  せなければなりません。

  「情報共有」ならばプレゼンテーションで終わりです。さらにブレインストー
  ミングに進むのもいいと思います。が、一致を取る必要はありません。
  (突如投げかけられた議題に関しては、流すなり、いなすなり、さくっと片付
  けるなり、と、柔軟に対応する必要がありますが)

  「ブレインストーミング」はいわばみんなの意見を聞いてみる、といったもの
  です。積極的な発言が求められると思います。が、これも一致を取る必要がな
  いのでラクっちゃラク。あまりだらだら続けないのが肝心かな。

  「意思決定」はもう少し厄介です。最終的に一致をとります。そこで発題者が
  見てなくてはならないのが、「今回の落としどころ」です。今日、どこまで持
  って行きたいのか。それをはっきり持っておいてください。


○四つ目…発題者は大変です。

  つまり、発題者には「あらかじめその問題について考えを巡らせ、その問題解
  決のある一定の道筋を考えておき、今回の会議では何をやればいいかを決め、
  さらに、意思決定までいく場合には今日の落としどころを提示できるレベルに
  しておかなくてはならない」という義務が発生します。

  そしてそして、私が見るところでは、「議論を組み立てるのは発題者で、決して
  寮長(交通整理役)ではありません」どのように議事を進行していくか、もあら
  かじめ考えておかなくてはならず、実際の進行もコントロールしなくてはなりま
  せん。寮長は補助的な役割しかしてくれません。なんせその問題について準備を
  しているわけではありませんから。


○五つ目…例えば

  現状を見るに、一番議論の組み立てをしっかりしているのが○○○です。
  しっかりせざるを得ない議題でもあります。

  レジュメを見て下さい。多分、「今日やること」が明示されています。何を
  やるか、事前に知ることができますね。但し、会議での目的をはじめに明示
  しておくかどうかは発題者の判断です。敢えて明示しないのもアリかと思い
  ます。

  逆に、、、、、、ひじょーに怖いですがダメな例もあげてみましょう。先月の
  クリスマス会についての議題です。議題を出す前に、どういう結論に導きたい
  のか、どういう反論が予想されるのか、を考え、議論に必要な材料が揃えられ
  るならば揃えておいて欲しいところです。
  はい、えらっそーなことを言って、自分が出来てる自信ありません。


○六つ目…だから一体何が言いたいの?

  個人的には発題者はプレゼンテーターだと思っています。通したい意見がある。
  だからみんなに、向かってプレゼンテーションするわけです。理想の形を言うと。

  そんなこと言ったって誰かさんからふっかけられた議題。やりたくないのに意見
  なんてあるわけない。そんな時はまず一人で考える。みんなに話を振ってみる。
  とにもかくにも一人で煮詰まっていないものを会議で1から煮詰め出すから時間
  がかかる。まずは自分で考える。足りなければ会議前にみんなに声をかけてみる。

  議題の性質によっては根回しをする必要もでてきます。発題者は大変なんです。


○七つ目…余談の羅列。

  プレゼンなんだから立ってやればいいのに、と先月思った。なんにせよ、発題者
  はみんなの顔を見ながら発題すること。これ大切。表情でみんながどう思ってる
  か大体わかります。

  ちなみに発題者が立つと、座りたいから早くまとまる、、、、気がする。
  みんな立って寮例会したらいいのに。。。。。

  「会議の目的」と「落としどころ」は使い分けたつもりです。どっちも提示する
  かしないかは自由。極端な話、「落としどころ」を提示して、みんながうんと言
  えば意思決定は一瞬で終わります。

  会議で「どうしよう」と言われても困ります。俺は理事会で言いましたが。この
  場合はブレインストーミングまでしか行きません。意見をまとめて意思決定なん
  て、、、、、よほど簡単な議題でないとそこまでいかないのでは?

  寮例会は月1回です。根回しもしくは普段からの意見収集が重要です。


○八つ目…最後に。

  「寮例会を楽しく!!」が今も昔も私のスタンスです。愚痴があってもいいじゃ
  ないか、ボケがあってもいいじゃないか。そう考えてます。これについても賛否
  あると思いますが、今回はとりあえず、それにしたって長いよー、って気持ちで
  書きました。書いたら長くなりました。これ、長い分だけ言いたいことがあった
  ってことで…、いわば全部愚痴なのかもしれませんね。

  ずいぶんえらっそーなことを書きましたが、全て私見です。どうしようもない
  ときは会議で「どうしよう」と言うしかないのも知っていますし。しかも私は
  かなり感覚的な人間なので、全部感覚で言ってます。ロジカルシンキングとか
  やった方がいいかもしれませんね。

  単なる提案。「情報共有」。気にせず、言いたいことがあったら言って下さい。

  苦情はkimuraまで


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【 以上、引用 】


 往々にして学生の方がレベルの高いミーティングをやってたりしますが、
 こんだけのことを書いて出せた環境というのは本当に素晴らしいな~と
 改めて思います。 自画自賛か?w

 誰かの言葉ですが、学生時代、寮例会は「 祭り 」でした。
 そこに向かうまでの十分な(とは言えない)準備があり、大きなものに
 向かう高揚感みたいなものがありました。「 さぁ、やるか 」って感覚。

 「 祭り 」のような会議であれば、楽しいに違いない。

 超長時間だからこそ、そうやって楽しむノウハウがたまってたのかもしれんなぁ。